Berikut ini adalah Fakta Mengenai Best Practices In Electronic Filings :
Tingginya tingkat persaingan organisasi bisnis dewasa ini semakin menuntut adanya proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus dilakukan oleh bagian administrasi dokumen (admin) pada setiap departemen dalam organisasi ataupun sekretaris pada setiap level dari organisasi dengan konsep yang logis dan sistematis berdasarkan kebutuhan dan kepentingan organisasi agar pemanfaatan dokumen tersebut baik itu berupa paper document ataupun soft document (dokumen hasil scanning, *.jpg, *.pdf atau dokumen yang dihasilkan oleh program elektronik, seperti file dengan akhiran *.xls, *.xlsx, *.doc, *.docx, *.ppt, *.pptx) dapat dimaksimalkan sehingga dapat meningkatkan services, baik kepada internal customer ataupun external customer. Proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus segera dilakukan oleh bagian secretary ataupun admin dokumen adalah membuat dan mengembangkan sistem penataan file (File Cataloguing System) baik untuk file dokumen incoming letter ataupun outgoing letter pada media penyimpanan komputer untuk mendukung penyimpanan dan pembuatan sistem temu balik digital document ataupun paper document pada lemari filing ataupun gudang arsip (document tracking system).
Apa manfaat mengikuti pelatihan ini ?
- Memahami tujuan dan manfaat dari pengelolaan dokumen.
- Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive.
- Memahami konsep dua model dalam pengelolaan arsip ; Life Cycle Model and Records Continuous Model.
- Memahami standar implementasi digitalisasi dokumen berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
- Memahami standar implementasi waktu penyimpanan dokumen perusahaan (jadwal retensi dokumen) dan pemusnahan dokumen perusahaan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.
- Memahami konsep records management system dan electronics document filing system.
- Memahami konsep mail handling baik untuk incoming letter ataupun outgoing letter.
- Memahami tahapan-tahapan filing system.
- Memahami 3 metode filing system.
- Memahami prosedur pemberkasan arsip
- Memahami konsep dari 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
- Memahami standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
- Memahami konsep digitalisasi dokumen dengan metode scanning OCR, ICR dan OMR.
- Mengetahui kapan membuat digitalisasi dokumen dengan *.pdf atau *.jpg.
- Mampu membedakan dan membuat proses digitalisasi dokumen untuk *.pdf statis dan *.pdf edit dengan mesin scanner untuk file dokumen incoming letter dan outgoing letter.
- Mampu membuat jadwal retensi dokumen untuk untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010.
- Mampu membuat File Cataloguing System untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010 dan Visual Basic Application (VBA).
- Mampu membuat Document Tracking System untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010.
- Membuat Document Category Report untuk file incoming letter dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010.
- Membuat Otomatisasi Nomor Surat Keluar dengan Excel 2007/2010.
- Mampu membuat form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat menjadi aman dari perubahan entry data yang tidak diperkenankan (entry yang diproteksi dan yang tidak diproteksi), rumus yang tidak bisa dihapus, bahkan tidak bisa dilihat oleh user.
- Memahami aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem arsip elektronik.
Berita Baiknya adalah :
Kami menyediakan pelatihan Best Practices In Electronic Filings dengan menggunakan aplikasi Excel 2007/2010 yang sudah ada ditambah sedikit saja penggunaan teknologi VBA-nya (Visual Basic Application), para secretary atau admin tersebut dapat membuat dan mengembangkan sendiri aplikasi File Cataloguing System ) baik untuk soft atau hard document dengan document tracking system-nya untuk file dokumen incoming letter dan outgoing letter.
Siapa Yang Akan Menjadi Pembicara Pada Pelatihan ini ?
Instruktur yang mengajar pelatihan Best Practices In Electronic Filings ini adalah instruktur yang berkompeten di bidang Best Practices In Electronic Filings baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.
Materi Pelatihan Apa Yang Akan Didapatkan?
- Tujuan pengelolaan dokumen.
- Manfaat pengelolaan dokumen.
- Definisi file, records dan archive.
- Life Cycle Model Concept.
- Records Continuous Model Concept.
- Digitalisasi dokumen berdasarkan UU RI No. 11 Th 2008 tentang ITE.
- Standar Penerapan Pengelolaan Dokumen Perusahaan berdasarkan UU RI No. 43 th 2009.
- Records management system fundamentals.
- Electronics document filing system fundamentals.
- Mail handling concept.
- Step by step of filing system.
- Filing system distribution methods.
- Prosedur pemberkasan arsip.
- 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
- Standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
- Konsep digitalisasi dokumen dengan metode scanning OCR, ICR dan OMR.
- Digitalisasi dokumen dengan *.pdf atau *.jpg.
- Digitalisasi dokumen untuk *.pdf statis dan *.pdf edit dengan mesin scanner.
- Membuat Jadwal retensi dokumen dengan Excel 2007/2010.
- Membuat File Cataloguing System dengan Excel 2007/2010 dan Visual Basic Application (VBA).
- Membuat Document Tracking System dengan Excel 2007/2010.
- Membuat Document Category Report Summary dengan Excel 2007/2010.
- Membuat Otomatisasi Nomor Surat Keluar dengan Excel 2007/2010.
- Menambahkan metode Allow Users to Edit Ranges, Hidden protection and Protect Sheet pada Form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat dengan Excel 2007/2010.
- Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem arsip elektronik.
Metode Pelatihan
Presentasi
Pelatihan dengan metode Presentation untuk matrikulasi dan penyampaian materi
Diskusi
Komunikasi interaktif antara trainer dan peserta didalam kelas
Studi Kasus
Membahas contoh permasalahan yang ada dan berbagi pengalaman
Praktek
Praktek Lapangan untuk peserta belajar dan berlatih secara mandiri
Selain Materi Pelatihan Benefit Apa Lagi Yang Akan Didapatkan
Sertifikat
Lunch
Coffee Break
USB Flasdisk
Modul
Souvenir
Transport
Jogja Dinner
Training Kit
Affrodable Investment
Lokasi Pelatihan
Berapa Investasi Jika Saya Upgrade Skill?
Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel to contact us.
Apabila perusahaan membutuhkan paket lain IN HOUSE TRAINING, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan
JADWAL PELATIHAN TAHUN 2023
Januari
18-19 / 26-27
Februari
15-16 / 23-24
Maret
8-9 / 23-24
April
18-19 / 20-21
Mei
19-20 / 24-25
Juni
15-16 / 22-23
Juli
18-19 / 26-27
Agustus
11-12 / 24-25
September
14-15 / 21-22
Oktober
12-13 / 26-27
November
16-17 / 26-27
Desember
7-8 / 22-23
